(一)发票
标准:仔细、认真
程序:
1. 发票要随同备用金箱一起交接,做到一箱一本备用。
2. 发票统一由领班领用、保管和核销。
3. 填写发票时,大写金额必须繁体书写,金额必须与客人在店的消费金额一致,按客人要求可分项填写,但总金额不变。
4. 如客人使用现金、支票承付,客人消费帐单第三联要附与发票存根联上。
5. 如客人使用信用卡承付,则必须在发票第一、第三联填上房号,并注明付款方式。
6. 开出发票的消费帐单必须一式三联均加盖“已开发票”印章。
7. 作废发票要一式三联同时作废,号码要填写在发票封面背后的发票检查记录栏内。
8. 丢失发票要及时以书面形式报财务部,丢失发票声明作废的登报费用及由此带来的责任由经手人负责。
9. 对私开发票或多开发票者一律作严肃处理。
10. 凡挂帐的消费一律不得在总台开具发票(由财务部应收帐小组收回款项后开具发票)。
(二)帐单
标准:仔细、正确
程序:
1. 在收预付金时打印的帐单分为押金单,第一联为财务联,随同《住宿登记表》放入帐格;第二联为客人联;第三联为存查联,每天晚班收集后投审计箱交财务部。
2. 《结帐单》一式三联均须客人签名确认。第一联同《住宿登记单》等资料交财务部;第二联为客人联;第三联附于发票存根,如客人付信用卡,第三联则连同《信用卡流水单》交财务部(注明房号)。
3. 收款员当班结束时,要仔细检查所有的帐单是否手续完整,检查后要上交审计稽核。
4. 作废帐单须一式三联同时作废,在单上注明原因,由当班领班证实,同样要交财务审计处。
(三)支票
标准:仔细、正确
程序:
1. 支票只在结帐付款时使用,不作入住押金使用。
2. 私人支票一般不予接受,私人支票须由酒店经理级以上人员担保,经财务经理同意后方可接受,如出现问题则由担保人承担。
3. 收取支票时应检查以下内容:
A. 是否有开户行帐号及名称
B. 印鉴是否完整、清晰,一般印鉴是个公章,两个或两个以上的公章
C. 支票的有效期应是所填写日期后的10天内
D. 支票收款人名称应正确无误
4. 收取支票时应由交票人在背面留下联系人姓名和电话。
5. 支票一律用黑色钢笔或黑色水笔填写。
6. 小写金额用阿拉伯数字填写,金额前必须大上货币号¥,以防涂改。
7. 汉字大写金额数字一律用正楷或行书书写,不得以其他字样代替,不得用简化字。
8. 如果大写金额到“元”或“角”为止,在“元”或“角”字之后应写“整”或“正”字,大小写金额不得涂改,一经涂改,支票即作废。
9. 如交来的空白支票连同票头一起,填写支票要同时填写票头,将票头交还交票人。
10. 只要是承付支票的一定要开具发票。
备注:本文根据COOHOTEL论坛资料整理而成。