1.        了解客人需求，查询客人预定当天的房间预定情况，想客人推荐可接订的房间

2.        在《预定单》上详细记录下客人的姓名、身份、人数、所需房间、房数、抵离日期、具体到店时间、房间保留时间

3.        向客人说明相关费用及优惠项目，如房租折扣、服务费、包含早餐与否以及其他的相关费用

4.        落实预定取消或更改的联系方式

5.        对客人的特殊要求要加以注明，以便跟踪落实

6.        在《预定单》上打印钟卡，如非当天的《预定单》，放于“未输电脑预定夹”中，如为当天的预定单，输入电脑或交订房人员输入电脑，按预定预定日期归类放于总台预定架上

7.        保留时间规定：

a.        一般情况下，按客人预抵时间推迟2小时

b.        客人无发确认具体抵达时间，订房的保留时间为晚上9点以前

c.        如遇订房高峰期，保留时间不超过当天下午18：00，要求保留时间超过下午18：00的，须请订房人到总台交纳所订房数量的一天房租为保证金，特殊情况经当班领班或领班级以上人员同意后特殊处理

d.        以上规定可根据开房率的时间情况灵活掌握

(二)传真预定

1.        传真预定由订房部人员负责确认和下单工作

2.        接受到传真，订房部人员必须先看清楚资料是否包括以下内容：订房人姓名、人数、房类、到店时间、保留时间、电话号码、传真号码、付款方式等，如资料不全，须通过电话、传真或其他方式落实清楚

3.        按传真件上的资料填写《订房确认书》，根据当天的接订情况，注明留房时间，回传给订房人或单位予以确认

4.        根据传真件上的资料填写《预定单》

5.        如为无法联系的传真订房，可作特殊处理：由订房部人员先填写好《预定单》，并在备注上说明原因，当客人到店后向客人做好解释工作

6.        在《预定单》上打印钟卡，如非当天的《预定单》，放于“未输电脑预定夹”中，如为当天的预定单，输入电脑或交订房人员输入电脑，按预定预定日期归类放于总台预定架上

7.        保留时间规定：

a.        一般情况下，按客人预抵时间推迟2小时

b.        客人无发确认具体抵达时间，订房的保留时间为晚上9点以前

c.        如遇订房高峰期，保留时间不超过当天下午18：00，要求保留时间超过下午18：00的，须请订房人到总台交纳所订房数量的一天房租为保证金，特殊情况经当班领班或领班级以上人员同意后特殊处理

d.        以上规定可根据开房率的时间情况灵活掌握

本文根据COOHOTEL论坛整理而成。