1.        当接到要求留言的电话后，迅速在电脑中查询客人的姓名、房号是否与要求留言者提供的一致

2.        核对客人是否正在住店、预抵或已离店

3.        在留言单上记录留言者的姓名、电话号码、从何处打来

4.        记录留言内容

5.        将留言者的姓名、内容、电话号码、从何处打来重复一遍以确认

6.        将留言内容输入电脑，并将留言打印出来

7.        电脑留言纸一联插入钥匙盒中，一联按要求每隔30分钟由行李员送客人房间，如急事即送

8.        留言较为复杂可以用手工留言纸

9.        通过电脑系统将客房电话上的留言灯打开，通知客人有留言

10.     客人收到留言后，应立即将留言在电脑中取消，并关闭留言灯，将钥匙盒中的一联取出销毁

11.     夜间问询服务员每天零点打印电脑中的留言记录，取消当天在电脑中的留言，关闭留言灯，将钥匙盒中的一联取出销毁

12.     预抵客人的留言方法和住店客人的方法一致：先将留言储存在电脑中，等客人入住登记后，由电脑自动打印交给客人，手工留言存放问询处，每天由问询服务领班检查当日到店客人的留言，并将其取出，放在客人登记卡一起

13.     已结帐离店客人和其他非住店客人一样，一般不留言，除非客人有特殊要求

备注：本文根据COOHOTEL论坛资料整理而成。