1.        如接至部门分机而无人接时，话务员应说：“对不起，没人接电话，是否需要其他人。”

2.        等待客人回答。如客人需要留言，话务员应立即记录下来。

3.        在记录留言里，应问清客人的姓名、电话号码、何时回电，并写下其它事宜，最后读一遍记录下的留言与客人核对。

4.        记录留言在“您忙或外出时”单上，并尽量早些送至行李部。

5.        如接至客人房内而无人接电话时，话务员应说“对不起，无人接电话，您是否需要留言。”

6.        如来电人需要留言，告诉来电人将电话转至问询处，并转告问询处服务员，要给哪个房间客人留言。

7.        如电话占线，话务员应告诉来店客人：“对不起，你要的房间占线，您是否需要留言。”

8.        如30秒后，电话还在占线，话务员再告诉房间仍占线并问来电人是否还愿意等。

备注：本文根据COOHOTEL论坛资料整理而成。